Il malinteso che costa più caro
Molti freelance pensano di aver emesso una fattura perché hanno inviato un PDF al cliente. Non è così. In Italia la fattura esiste quando il Sistema di Interscambio (SdI) l'accetta : è lui che la recapita, la data e la rende opponibile. Un PDF inviato per email, per quanto perfetto, è un documento privato — nulla di più.
La conseguenza pratica è contro-intuitiva: puoi essere pagato e restare, agli occhi del fisco, senza fattura. E la sanzione non dipende dal fatto che il cliente abbia pagato, ma dal ritardo di trasmissione.
Chi è obbligato
Praticamente tutti. L'obbligo si è esteso ai forfettari in due tempi : prima a chi superava i 25 000 € di ricavi, poi, dal 1° gennaio 2024, a tutti gli altri, qualunque fosse il fatturato dell'anno precedente. Chi si è messo in proprio dopo quella data non ha quindi mai conosciuto l'esonero.
Restano fuori pochi casi particolari — e « pochi » va preso alla lettera : se stai leggendo questa pagina perché sei un freelance con partita IVA, quasi certamente l'obbligo ti riguarda. L'elenco delle esclusioni è tenuto dall'Agenzia delle Entrate.
Entro quando emetterla
È la parte che genera più sanzioni, perché si conta in giorni e quasi nessuno la rilegge. Ci sono due termini, e per il tuo caso ne vale uno solo:
| Tipo di fattura | Termine | Quando si usa |
|---|---|---|
| Immediata | 12 giorni | Il caso normale. I giorni si contano dall'effettuazione dell'operazione — per un professionista, dal pagamento — non dalla fine del lavoro. |
| Differita | giorno 15 | Più operazioni verso lo stesso cliente nello stesso mese : una sola fattura riepilogativa, entro il 15 del mese successivo. |
Fonte : art. 21, comma 4, DPR 633/1972.
La trappola più comune è credere che il termine decorra dalla fine del lavoro. Per un professionista l'operazione si considera effettuata al momento del pagamento. Una prestazione conclusa a marzo e pagata a giugno si fattura da giugno, non da marzo.
Cosa scriverci quando sei in forfettario
Un forfettario non addebita l'IVA. In fattura questo si traduce in tre elementi obbligatori, e la loro assenza è il motivo di scarto più frequente da parte dello SdI:
- aliquota IVA a 0 %, con natura « Non soggette — altri casi » per le operazioni nazionali ;
- la dicitura « Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 » ;
- per i professionisti, l'indicazione che l'operazione non è soggetta a ritenuta d'acconto, e i dati della cassa o gestione previdenziale.
Fonte : Agenzia delle Entrate — fattura elettronica per i forfettari.
L'imposta di bollo : la voce che quasi tutti dimenticano
Se non addebiti l'IVA — cioè se sei forfettario — la fattura è soggetta all'imposta di bollo di 2 € non appena il totale supera 77,47 €. È un importo fisso: non dipende dal valore della fattura.
Quei 2 € sono a tuo carico, a meno che tu non li riaddebiti al cliente — cosa lecita e diffusa, purché sia scritto in fattura. Su cento fatture all'anno, dimenticarlo significa duecento euro che nessuno ti ha pagato ma che devi comunque versare.
Quando si versa
L'Agenzia calcola da sé l'importo dovuto a partire dalle fatture transitate dallo SdI e lo mette a disposizione nel portale. Il versamento è trimestrale:
| Trimestre | Scadenza | Rinvio possibile |
|---|---|---|
| 1° (gen-mar) | 31 maggio | Se il dovuto non supera 250 €, slitta al 30 settembre. |
| 2° (apr-giu) | 30 settembre | Se 1° + 2° trimestre non superano 250 €, slitta al 30 novembre. |
| 3° (lug-set) | 30 novembre | — |
| 4° (ott-dic) | 28 febbraio | Dell'anno successivo. |
Fonte : Agenzia delle Entrate — l'imposta di bollo sulle fatture elettroniche.
I rinvii sono un'agevolazione reale per chi fattura poco: sotto 250 € non si fanno quattro bonifici all'anno. Ma non cancellano nulla: spostano.
Cosa cambia sulla tua tariffa
Nulla, se l'hai previsto. Parecchio, se non l'hai fatto. Il bollo, il software di fatturazione e il tempo speso a correggere gli scarti dello SdI sono spese dell'attività: si sottraggono da quello che incassi, esattamente come i contributi. È proprio la distanza che misura il simulatore — dalla tariffa lorda al netto reale.
E se non sai ancora dove collocarti, il barometro dà la forchetta del tuo profilo, mentre l'obiettivo di reddito fa il percorso inverso: dal netto che vuoi alla tariffa da chiedere.