E-Rechnung für Freelancer
Die Übergangsfrist gilt nur fürs Ausstellen. Fürs Empfangen gibt es keine.
Der Satz, den man überall hört, lautet: „das ist verschoben." Er ist halb richtig, und die falsche Hälfte ist die teure. Verschoben wurde die Pflicht, E-Rechnungen zu schicken. Die Pflicht, sie anzunehmen, wurde nie aufgeschoben — das Gesetz sieht dafür schlicht keine Übergangsregelung vor.
Was eine E-Rechnung ist — und was sie nicht ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
| Format | E-Rechnung? | Warum |
|---|---|---|
| Papier | Nein | Nicht elektronisch. |
| PDF per E-Mail | Nein | Elektronisch übermittelt, aber nicht strukturiert: ein Bild einer Rechnung lässt sich nicht maschinell auswerten. Das ist der Punkt, an dem sich die meisten täuschen. |
| Strukturiertes Format nach EN 16931 | Ja | Die Daten liegen in Feldern vor, nicht im Layout. |
| Hybrid: PDF mit eingebettetem Datensatz | Ja, wenn der Datenteil der Norm entspricht | Der Mensch liest das PDF, die Software liest den Datensatz. Bei Abweichungen zwischen beiden ist der strukturierte Teil maßgeblich. |
Wer wann betroffen ist
Die Pflicht greift zwischen inländischen Unternehmern: du stellst an ein anderes Unternehmen im Inland eine Rechnung für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 UStG). Privatkunden und ausländische Kunden fallen nicht darunter.
| Handlung | Übergangsfrist | Was das praktisch bedeutet |
|---|---|---|
| Empfangen | Keine | Ein Geschäftskunde darf dir eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen und aufbewahren können. Du kannst kein PDF verlangen. |
| Ausstellen — Regelfall | bis 31.12.2026 | Bis dahin bleiben Papier und PDF zulässig, das PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). |
| Ausstellen — kleinere Unternehmen | bis 31.12.2027 | Verlängert, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 € nicht überschritten hat. |
Die Zustimmung, die niemand einholt. Solange du im Übergang PDF verschickst, brauchst du dafür das Einverständnis des Empfängers. In der Praxis wird es unterstellt — es ergibt sich meist stillschweigend daraus, dass der Kunde seit Jahren PDF-Rechnungen bezahlt. Bei einem neuen Geschäftskunden ist das keine Selbstverständlichkeit mehr: eine Zeile im Angebot kostet nichts und erspart die Diskussion.
Was jetzt zu tun ist, in dieser Reihenfolge
- Empfang sicherstellen. Das ist der einzige Punkt ohne Frist. Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen genügt technisch — vorausgesetzt, du kannst den strukturierten Datensatz lesen und 8 Jahre aufbewahren, im Originalformat.
- Prüfen, welche Frist für dich gilt. Der Umsatz des Vorjahres entscheidet, ob du bis 31.12.2026 oder bis 31.12.2027 Zeit hast — nicht dein Gefühl von Unternehmensgröße.
- Erst dann das Werkzeug wählen. Die Frage lautet nicht „welches Programm kann E-Rechnung", sondern „bekomme ich meine Daten wieder heraus" — das gilt hier wie bei jedem anderen Abo. Werkzeuge für Freelancer.
Was sich dadurch NICHT ändert
- Die Pflichtangaben des § 14 UStG bleiben dieselben. Ein strukturiertes Format macht eine unvollständige Rechnung nicht vollständig.
- Die Frist zur Ausstellung bleibt bei 6 Monaten nach Ausführung der Leistung.
- Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird weiterhin geschuldet — die Korrektur nach § 14c UStG folgt denselben Regeln wie auf Papier.
→ Pflichtangaben einer Rechnung · → Voranmeldung und Turnus · → Alle Fristen des Jahres
Der Punkt, der später weh tut: die Aufbewahrung. Eine E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren, 8 Jahre lang. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht, und ein Werkzeug, das die Datei nur in seiner eigenen Oberfläche zeigt, auch nicht. Prüfe vor dem Abo, ob sich die Originaldateien exportieren lassen — nach einer Kündigung ist es zu spät.
Stand: 21.08.2026. Geprüft an den konsolidierten Texten des UStG (§ 14, § 27 Abs. 38). Keine Rechts- oder Steuerberatung.